Von Timo Reum · 04.10.2026 · 8 Min. Lesezeit

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: So geht es im Handwerk

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Lag euer Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, schreibt ihr Firmenkunden in Deutschland für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 nur noch E-Rechnungen, alle anderen Betriebe für Leistungen ab dem 1. Januar 2028. Alle Details und Ausnahmen: Ab wann ihr E-Rechnungen schreiben müsst.

Hier geht es um die Praxis: was in einer ZUGFeRD-Rechnung steckt, welches Profil ihr braucht und wie ihr sie erstellt und prüft. Dazu zeigen wir eine geprüfte Beispielrechnung eines Elektrobetriebs. Alle Angaben darin sind erfunden. Der Artikel ist keine Steuerberatung (Quellen am Ende).

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD ist ein Rechnungsformat. Es kommt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X. Laut FeRD sind beide technisch identisch.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen in einer Datei:

• Das PDF. Es sieht aus wie eine ganz normale Rechnung. Ihr und eure Kunden könnt es öffnen, lesen und drucken.
• Die Datendatei im PDF. Sie enthält alle Rechnungsangaben als Daten. Buchhaltungsprogramme lesen diese Daten automatisch aus.

Wichtig für den Alltag: Seit 2025 zählen bei einer ZUGFeRD-Rechnung die Daten. Weichen PDF und Daten voneinander ab, gehen laut Bundesfinanzministerium (BMF) die Daten vor. Früher war es umgekehrt.

Und was ist mit einer normalen PDF-Rechnung per E-Mail? Ein PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung. Das BMF nennt es eine „sonstige Rechnung“. Auch Umbenennen oder Speichern als Archiv-PDF macht daraus keine E-Rechnung. ZUGFeRD selbst ist übrigens keine Software. Es beschreibt nur, wie so eine Datei aufgebaut sein muss.

ZUGFeRD oder XRechnung: Was braucht ihr?

Neben ZUGFeRD gibt es in Deutschland ein zweites verbreitetes Format: die XRechnung. Beide erfüllen laut BMF die Anforderungen an eine E-Rechnung. Der Unterschied liegt im Aufbau.

Tabelle zum Verschieben seitlich wischen.

Welches zulässige Format ihr verwendet, entscheidet ihr laut BMF mit eurem Kunden. Für Handwerksbetriebe hat ZUGFeRD einen praktischen Vorteil: Wer kein passendes Programm hat, kann die Rechnung trotzdem als PDF lesen.

Welches ZUGFeRD-Profil gilt als E-Rechnung?

ZUGFeRD gibt es in mehreren Stufen, den Profilen. Ein Profil legt fest, wie viele Angaben in den Daten stehen. Nicht jedes Profil ist eine vollwertige E-Rechnung. Das BMF lässt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zu, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL.

Tabelle zum Verschieben seitlich wischen.

Quellen zur Tabelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (UStAE 14.1 Abs. 13 und 14) und BMF-FAQ Frage 7 (ausgenommen sind nur MINIMUM und BASIC WL), FeRD ZUGFeRD-FAQ (Inhalt der Profile, Absprache bei EXTENDED), e-rechnung-bund.de (XRECHNUNG beim Bund).

Stand: 4. Oktober 2026. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit 1. September 2026. Mindestens nötig ist Version 2.0.1. ZUGFeRD-Versionen haben laut FeRD kein Ablaufdatum, außer beim Profil XRECHNUNG.

Praxis-Tipp: Schaut in eurer Software nach, welches Profil eingestellt ist. Steht dort MINIMUM oder BASIC WL, ist das keine E-Rechnung. Am sichersten ist EN 16931.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: 3 Wege

1. Mit eurer Handwerker- oder Buchhaltungssoftware

Das ist der Normalfall. Laut FeRD können viele Buchhaltungsprogramme ZUGFeRD bereits. Sucht in den Einstellungen für Rechnungen oder E-Rechnung nach dem Format, der Version und dem Profil. In unseren bisherigen Projekten musste meist zuerst ein Modul freigeschaltet oder die Software aktualisiert werden.

Danach prüft eure Stammdaten. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen in den Daten stehen. Ein Verweis auf eine Anlage reicht laut BMF nicht. Dazu gehören zum Beispiel eure Steuernummer oder USt-IdNr., die vollständigen Adressen und die Bankverbindung. Fehlt etwas, sieht das PDF gut aus, aber die E-Rechnung ist unvollständig.

Mehr dazu: Handwerkersoftware im Vergleich und Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnung.

Schreibt ihr Rechnungen aus einem eigenen Programm oder Shop, braucht es eine Anbindung, die ein Dienstleister einrichtet: E-Rechnung einrichten lassen.

2. Mit kostenlosen Online-Tools

Für einzelne Rechnungen gibt es kostenlose Online-Tools. Wir haben keines davon geprüft und nennen deshalb keine Namen. Bedenkt: Eine Rechnung enthält Namen, Adressen und Beträge eurer Kunden. Prüft vorher, wer das Tool betreibt und wo die Daten landen. Für viele Rechnungen im Monat ist dieser Weg zu umständlich, weil ihr alles doppelt eintippt.

3. Ein vorhandenes PDF umwandeln

Das geht, aber nur mit einem Werkzeug, das die Daten sauber in das PDF einbettet. Die wichtigste Regel: Bild und Daten müssen aus denselben Daten stammen. Sonst gilt die Datendatei, nicht das, was im PDF steht.

Weichen beide ab, kann das PDF laut BMF sogar als weitere Rechnung gelten. Das ist ein Steuerrisiko. Kleine Unterschiede, etwa eine gekürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungen, beanstandet das BMF nicht. Ein PDF abzutippen und die Daten getrennt einzugeben, ist deshalb fehleranfällig.

ZUGFeRD-Rechnung Beispiel: eine Handwerkerrechnung

So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem Elektrobetrieb aus. Die Elektro Muster GmbH stellt der Hausverwaltung Beispiel GmbH Arbeiten auf einer Baustelle in Rechnung: drei Positionen Material, zwei Positionen Lohn, 19 % Umsatzsteuer. Firmen, Adressen, USt-IdNr. und IBAN sind erfunden.

Darauf achtet ihr bei einer Handwerkerrechnung

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
• Leistungszeitraum mit Beginn und Ende. Bei Abschlags- und Schlussrechnungen am Bau empfiehlt der Bausoftware-Verband BVBS, beides immer anzugeben. Die Empfehlung ist unter anderem mit den Verbänden ZDB und ZDH abgestimmt.
• Baustellenadresse. Laut BVBS gehört sie als Lieferanschrift in die Rechnung. So steht sie auch in unserem Beispiel.
• Positionen: Material und Lohn getrennt, jeweils mit Menge und Einheit, etwa Stunden oder Meter.
• Bestellnummer und Zeichen des Kunden, falls vorhanden. Bei Behörden steht an der Stelle des Zeichens die Leitweg-ID.
• Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag, dazu der Rechnungsbetrag.
• Zahlungsziel und Bankverbindung.

Diese Angaben stecken zusätzlich als Datendatei im PDF. So übernimmt die Software eures Kunden sie, ohne dass jemand etwas abtippt.

Bei Bauleistungen reicht es laut BMF derzeit, in den Daten nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen aufzuführen. Die genaue Aufstellung nach Leistungsverzeichnis kommt dann in eine lesbare Anlage. Auf diese Anlage müsst ihr in den Daten eindeutig hinweisen. Stundennachweise dürfen ebenfalls als PDF-Anhang mit.

Weitere offizielle Beispielrechnungen, auch für Abschlags- und Schlussrechnungen am Bau, gibt es kostenlos beim FeRD.

ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und prüfen

Eine ZUGFeRD-Rechnung vom Großhändler sieht aus wie ein normales PDF. Erkennen könnt ihr sie an der Datendatei, die als Anhang im PDF steckt. Ob euer PDF-Programm solche Anhänge anzeigt, hängt vom Programm ab. Weil die Daten zählen, empfiehlt das BMF, sie anzuzeigen und nicht nur das PDF zu lesen.

Dafür gibt es den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal der Steuerverwaltung. Er zeigt XRechnung und ZUGFeRD an. ELSTER nennt ihn einen „unverbindlichen Service“. Ob die Datei dabei euren Browser verlässt, haben wir nicht geprüft. Laut BMF gibt es auch kostenfreie Anzeige-Tools privater Anbieter. Ladet ihr Rechnungen bei einem Dienst im Internet hoch, verlassen die Daten den Betrieb. Prüft vorher, wer den Dienst betreibt.

Ob die Daten den Regeln entsprechen, prüfen freie Prüfprogramme wie Mustang, die aber etwas Technikwissen brauchen. Eine Prüfung ist laut BMF keine Pflicht, wird aber empfohlen. Ein Prüfprogramm prüft nur das Format, nicht ob Beträge und Steuersatz stimmen. Das kontrolliert ihr weiter selbst. Fragt im Zweifel euren Softwareanbieter oder euer Steuerbüro.

Aufbewahren: Archiviert die Original-Datei, so wie sie angekommen ist. Mindestens der Datenteil muss unverändert vorliegen, ein Ausdruck reicht nicht. Mehr dazu: E-Rechnungen richtig archivieren.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Fazit: Erst prüfen, was eure Software schon kann

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit Daten im Inneren, und die Daten zählen. Achtet auf Version 2.0.1 oder neuer und auf das Profil EN 16931. Bevor ihr etwas Neues kauft, schaut in eure vorhandene Software: Oft fehlt nur ein Modul oder ein Update. Und lasst die ersten Rechnungen prüfen, bevor ihr sie verschickt.

Stand: 4. Oktober 2026. Alle Quellen abgerufen am 4. Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Klärt Einzelfälle mit eurem Steuerbüro.