Von Mats Heidler · 04.10.2026 · 13 Min. Lesezeit

E-Rechnung-Pflicht im Handwerk: Wer muss was ab wann?

Die E-Rechnung-Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland: Empfangen müsst ihr E-Rechnungen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz. Viele Handwerksbetriebe arbeiten vor allem für Privatkunden. Für diesen Teil ändert sich nichts. Hier lest ihr, welche Stufe für euren Betrieb gilt, welche Ausnahmen es gibt und was ihr bis wann tun solltet.

Stand: 4. Oktober 2026. Alle Aussagen stützen sich auf Gesetz, Verordnungen und Schreiben des Bundesfinanzministeriums (Quellen am Ende). Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Wo die Rechtslage nicht eindeutig ist, steht das dabei.

Die E-Rechnungspflicht in drei Stufen

Die Pflicht hat drei Stufen: Empfangen, Ausstellen für größere Betriebe und Ausstellen für alle, dazwischen Übergangsregeln. Entscheidend ist vor allem, wann ihr die Leistung erbracht habt. Zusätzlich muss die Rechnung bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist verschickt sein.

Tabelle zum Verschieben seitlich wischen.

Stand: 4. Oktober 2026. Grundlage: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, ohne Umsatzsteuer.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Stufe 2027 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand 4. Oktober 2026).

Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer.

E-Rechnung Pflicht 2027 und 2028: Lag euer Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, schreibt ihr Firmenkunden in Deutschland für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 nur noch E-Rechnungen, alle anderen Betriebe für Leistungen ab dem 1. Januar 2028.

Übergang: Bis dahin dürft ihr Firmenkunden noch Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF schicken. Die Rechnung muss bis Ende 2026 verschickt sein, für Leistungen in 2027 bis Ende 2027.

Wer Rechnungen schon per EDI austauscht, also über ein festes Verfahren zum Datenaustausch mit großen Kunden, darf das mit Zustimmung des Empfängers für Leistungen bis Ende 2027 weiter tun, unabhängig vom Umsatz.

Tipp zum Jahreswechsel: Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027? Ob Papier oder PDF dann noch reichen, ist nach dem Wortlaut des Gesetzes unsicher, und das Finanzministerium hat sich dazu nicht ausdrücklich geäußert. Schickt Rechnungen für 2026 deshalb möglichst noch 2026, ebenso beim Wechsel auf 2028, und klärt den Einzelfall mit eurer Steuerberatung.

Betrifft die Pflicht euren Betrieb? Der 4-Fragen-Check

Ob und ab wann die E-Rechnung im Handwerk für euch Pflicht wird, klärt ihr mit vier Fragen. Die Fragen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen müsst ihr E-Rechnungen in jedem Fall.

1. Stellt ihr Rechnungen an Unternehmen in Deutschland? Nein: Dann habt ihr keine Pflicht zum Ausstellen, zum Beispiel wenn ihr nur für Privatkunden arbeitet. Ja: weiter mit Frage 2. Achtung: Auch ein Kunde, der nur Wohnungen vermietet, zählt als Unternehmer.
2. Seid ihr Kleinunternehmer? Ja: Dann dürft ihr weiter Papier oder, mit Zustimmung, PDF schicken. Für euch gilt nur die Pflicht zum Empfangen. Nein: weiter mit Frage 3.
3. Liegt die Rechnung über 250 € brutto? Nein: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen Papier sein oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF. Es zählt der Gesamtbetrag der Rechnung. Wichtig: Bei Bauleistungen, für die euer Auftraggeber die Umsatzsteuer schuldet (§ 13b UStG, Reverse Charge), gilt die 250-€-Ausnahme nicht. Ja: weiter mit Frage 4.
4. Lag euer Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €? Ja: Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 schreibt ihr Firmenkunden E-Rechnungen. Nein: Ihr habt ein Jahr länger Zeit. Die Pflicht gilt dann für Leistungen ab dem 1. Januar 2028.

Was zu den 800.000 € zählt

Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Das ist alles, was ihr im Vorjahr für eure Leistungen eingenommen habt, ohne Umsatzsteuer. Gezählt wird, was ihr tatsächlich eingenommen habt, auf dem Konto oder bar. Privatkunden zählen voll mit. Nicht mit zählt zum Beispiel der Verkauf eures alten Transporters, weil er zum Anlagevermögen gehört. Maßgeblich ist das Jahr vor der Leistung: Für Leistungen in 2027 zählt der Umsatz 2026.

Rechnungen mit Reverse Charge zählen voll mit, ebenso Abschlagszahlungen im Jahr, in dem sie eingehen. Nicht klar geregelt ist, wie Betriebe ohne volles Vorjahr rechnen, etwa nach einer Gründung 2026 oder 2027. Das solltet ihr mit eurer Steuerberatung klären.

Beispielrechnung: Elektrobetrieb mit 60 % Privatkunden

Ein fiktiver Elektrobetrieb nimmt 2026 insgesamt 900.000 € ein, ohne Umsatzsteuer. 60 % davon, also 540.000 €, kommen von Privatkunden. Die übrigen 40 %, also 360.000 €, kommen von Firmenkunden.

• Gesamtumsatz 2026: 900.000 €. Das liegt über 800.000 €.
• Ergebnis: Rechnungen an Firmenkunden für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 müssen E-Rechnungen sein.
• Dass der Firmenanteil allein nur 360.000 € beträgt, spielt keine Rolle.

Gegenprobe: Sind die 900.000 € dagegen Bruttoeinnahmen, die alle 19 % Umsatzsteuer enthalten, liegt der Gesamtumsatz bei rund 756.303 € (900.000 € geteilt durch 1,19). Dann darf der Betrieb 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung, PDF nutzen. Einnahmen mit Reverse Charge sind schon netto und werden nicht geteilt. Rechnet also immer netto und prüft die genaue Zahl mit eurer Steuerberatung.

Typische Fälle aus dem Handwerk

Rechnungen an Privatkunden: keine Pflicht, aber Empfang trotzdem

An Privatleute müsst ihr keine E-Rechnung schicken, weder heute noch ab 2028. Für Arbeiten am Haus müsst ihr Privatkunden aber innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen. Papier geht dabei immer, ein PDF nur mit Zustimmung. Eure Lieferanten dürfen euch dagegen E-Rechnungen schicken, ohne zu fragen.

Keine E-Rechnung an Privatkunden nötig. Empfangen müsst ihr E-Rechnungen trotzdem.

Gemischte Kundschaft: Was gilt bei Privat- und Gewerbekunden?

Die Pflicht gilt je Auftrag. Für euren Stichtag zählt aber der ganze Umsatz, auch der mit Privatkunden (siehe Beispielrechnung). Konntet ihr auch mit der üblichen Sorgfalt nicht erkennen, dass ein Kunde Unternehmer ist, wird euch das nicht vorgeworfen. Ein Hinweis darauf ist etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Ihr unterscheidet je Auftrag. Die E-Rechnung bekommt nur, wer als Unternehmer für sein Unternehmen bestellt. Lässt eine Firmeninhaberin ihr privates Bad sanieren, bleibt es eine Rechnung an Privat.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Abschlagsrechnungen, die ihr vor eurem Stichtag stellt, dürfen Papier oder PDF bleiben, auch wenn Arbeit und Zahlung erst danach kommen. In der Schlussrechnung als E-Rechnung dürft ihr die Abzüge der Abschläge in einem Anhang aufführen, wenn die E-Rechnung ausdrücklich auf diesen Anhang hinweist. Bei Bauleistungen reicht es, im Datensatz die Gewerke mit ihren Summen zu nennen. Die Details kommen in den Anhang.

Ob eine Abschlagsrechnung nach VOB/B als Anzahlung oder als Rechnung über eine Teilleistung gilt, entscheidet über den maßgeblichen Zeitpunkt. Das solltet ihr im Einzelfall mit eurer Steuerberatung klären.

Sobald die Pflicht für euch gilt, gilt sie auch für Abschlags- und Schlussrechnungen an Firmenkunden.

Arbeiten für Generalunternehmer oder als Subunternehmer

Als Subunternehmer schreibt ihr oft Rechnungen ohne Umsatzsteuer, weil der Generalunternehmer die Steuer schuldet (Reverse Charge nach § 13b UStG). An der E-Rechnungspflicht ändert das nichts: Es gelten dieselben Stufen und Übergangsfristen. Rechnet der Generalunternehmer selbst mit euch ab (steuerlich eine Gutschrift, keine Rechnungskorrektur), muss die Gutschrift eine E-Rechnung sein. Für die 800.000-€-Grenze zählt dann sein Umsatz. Die Ausnahme für Kleinbeträge bis 250 € gilt bei § 13b nicht.

Auch Rechnungen mit Reverse Charge an den Generalunternehmer werden E-Rechnungen.

Hausverwaltungen und Vermieter als Auftraggeber

Wer Wohnungen vermietet, gilt als Unternehmer, auch mit nur steuerfreien Mieten. Repariert ihr in einer vermieteten Wohnung, ist das nach Auffassung des Finanzministeriums eine Rechnung an einen Unternehmer, also eine E-Rechnung, sobald eure Übergangsfrist endet. Die Hausverwaltung ist meist nur Vertreterin. Rechnungsempfänger ist der Eigentümer oder die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (WEG).

Beauftragt die WEG selbst, etwa für Arbeiten am Gemeinschaftseigentum, rechnet mit der E-Rechnung: Die WEG erbringt nach Auffassung der Finanzverwaltung steuerbare Leistungen an ihre Eigentümer und kann damit selbst Unternehmerin sein. Ob das im Einzelfall zutrifft, ist nicht abschließend geklärt. Klärt das mit eurer Steuerberatung, ebenso den Fall, dass ein Eigentümer selbst im Haus wohnt und eine zweite Wohnung vermietet. Arbeitet ihr im Auftrag eines Eigentümers in seiner selbst bewohnten Wohnung, bleibt es eine Rechnung an Privat.

Vermieter zählen als Unternehmer. Bei einer WEG rechnet ihr mit der E-Rechnung und klärt den Einzelfall mit eurer Steuerberatung.

Öffentliche Auftraggeber (XRechnung gilt dort schon länger)

Für Bundesbehörden gilt die E-Rechnung schon seit dem 27. November 2020: XRechnung oder ein anderes Format nach der europäischen Norm, eingereicht über ein Portal des Bundes mit der Leitweg-ID, die ihr vom Auftraggeber bekommt, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 €. In Baden-Württemberg gilt die Pflicht gegenüber Landesbehörden seit dem 1. Januar 2022, ausgenommen bis Ende 2026 Rechnungen bis 1.000 € netto, ab dem 1. Januar 2027 nur noch bis 250 € Gesamtbetrag. Gemeinden und Landkreise in Baden-Württemberg sind ausgenommen, können die E-Rechnung aber mit euch vereinbaren.

Bei Bundes- und Landesbehörden in Baden-Württemberg ist die E-Rechnung (meist XRechnung) schon Pflicht. Was eine Gemeinde fordert, fragt ihr beim Auftraggeber nach und klärt den Einzelfall mit eurer Steuerberatung.

Was zählt als E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein Programm kann ihn direkt auslesen. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne sichtbares Rechnungsbild.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung.

Ein normales PDF, ein Scan, ein Foto oder Papier ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Auch eine Datei mit Formatfehlern ist rechtlich nur eine sonstige Rechnung. Wie ihr die E-Rechnung verschickt, ist frei: Eine E-Mail reicht, ein Portal ist zwischen Firmen nicht vorgeschrieben. Eure Firmenkunden müssen der E-Rechnung nicht zustimmen und können sie auch nicht ablehnen.

Wie ihr eine solche Rechnung in der Praxis schreibt, zeigt unsere Anleitung ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Wer ist von der E-Rechnung befreit?

Diese Ausnahmen gelten beim Ausstellen. Empfangen müssen alle Betriebe.

• Rechnungen an Privatkunden: für die meisten Handwerksbetriebe die wichtigste Ausnahme.
• Kleinunternehmer: dürfen immer Papier oder, mit Zustimmung, PDF schicken.
• Kleinbeträge bis 250 € brutto (Gesamtbetrag der Rechnung), etwa kleine Reparaturen und Ersatzteile. Nicht bei Bauleistungen mit Reverse Charge (§ 13b UStG).
• Kunde oder Betrieb im Ausland: keine Pflicht, wenn einer der beiden nicht in Deutschland ansässig ist.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: keine Pflicht. Im Handwerk selten.
• Behörden und Vereine ohne Unternehmertätigkeit: nach dem Umsatzsteuergesetz keine Pflicht. Für Behörden gelten aber eigene Vorschriften (siehe oben).

Nicht befreit sind dagegen Rechnungen mit Reverse Charge, Abschlags-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Rechnungen an Vermieter. Bei Wartungsverträgen mit festen Beträgen reicht eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, wenn der Vertrag als Anhang dabei ist oder klar erkennbar ist, dass es eine Dauerrechnung ist. Ändern sich Angaben wie Betrag oder Steuersatz, braucht es eine neue E-Rechnung.

Wie lange sind PDF- und Papierrechnungen noch erlaubt?

An Firmenkunden bis zum Ende eurer Übergangsfrist, an Privatkunden dauerhaft. Welche Frist für euch gilt, zeigt die Fristentabelle oben.

Die Zustimmung braucht ihr für jedes PDF und jedes andere elektronische Format, das keine E-Rechnung ist, an Firmen in der Übergangszeit wie an Privatkunden. Sie ist formlos und kann stillschweigend erfolgen, etwa wenn ein Kunde eure PDFs seit Jahren ohne Widerspruch annimmt.

Was passiert, wenn ihr keine E-Rechnung schreibt?

Schickt ihr einem Firmenkunden nach eurer Übergangsfrist ein PDF oder Papier, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Euer Kunde kann daraus dem Grunde nach keine Vorsteuer abziehen (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 15.2a). Das Finanzamt kann den Abzug trotzdem anerkennen, wenn die Rechnung inhaltlich vollständig und richtig ist. Das prüft das Finanzamt aber im Einzelfall und nach strengem Maßstab. Konnte der Kunde davon ausgehen, dass für euch noch eine Übergangsregel gilt, wird sein Vorsteuerabzug nicht beanstandet.

Ihr könnt den Fehler heilen: Schickt nachträglich eine E-Rechnung, die sich auf die alte Rechnung bezieht. Diese Berichtigung wirkt auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung zurück. Euer Kunde hat außerdem einen Anspruch darauf, dass ihr ihm eine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellt.

Empfangen und aufbewahren: Das müsst ihr schon heute tun

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, auch euer normales. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ihr ohne Hilfsmittel kaum lesen könnt. Lesbar macht sie ein Viewer, zum Beispiel der kostenlose E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal. Automatisch weiterverarbeiten müsst ihr die Daten nicht.

Das betrifft auch eure Einkäufe: Laut Bundesfinanzministerium muss sogar der Baumarkt für einen Materialeinkauf über 250 € eine E-Rechnung ausstellen, sobald für ihn keine Übergangsregel mehr gilt.

Aufbewahren müsst ihr ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre ab Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Die E-Rechnung bewahrt ihr in dem Format auf, in dem sie gekommen ist, also die XML-Datei und nicht nur einen Ausdruck. Die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung, gelten zusätzlich. Umsatzsteuerlich ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-Systems allein aber noch kein Verstoß. Wie ihr ein sauberes Archiv aufbaut, steht in unserem Ratgeber E-Rechnungen digital archivieren.

Fahrplan bis 2027/2028 in 5 Schritten

1. Kundenstruktur prüfen: Wie viele Rechnungen gehen an Firmenkunden, Vermieter und WEG, wie viele an Privatleute? Und wie hoch war euer Gesamtumsatz 2026 ohne Umsatzsteuer? Daraus ergibt sich euer Stichtag.
2. Vorhandene Software prüfen: Kann euer Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen und E-Rechnungen einlesen? Fragt beim Anbieter nach. In unseren bisherigen Projekten musste meist zuerst ein Modul freigeschaltet oder die Software aktualisiert werden, bevor sich die E-Rechnung einrichten ließ. Ob ein Wechsel lohnt, zeigt unser Überblick, welche Buchhaltungssoftware zur E-Rechnung passt.
3. Empfang einrichten: Legt eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen fest, haltet einen Viewer bereit und klärt, wo die XML-Dateien abgelegt werden.
4. Ausstellen testen: Erzeugt vor eurem Stichtag eine erste E-Rechnung und seht sie euch im Viewer an. An Firmenkunden dürft ihr E-Rechnungen schon heute schicken, auch ohne deren Zustimmung.
5. Steuerberatung einbinden: Klärt mit eurer Steuerberatung euren Stichtag, die Grenzfälle aus diesem Artikel und wie die E-Rechnungen in die Buchhaltung kommen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung-Pflicht

Ihr wollt wissen, wo in eurem Betrieb sonst noch Zeit liegen bleibt? Dafür gibt es unseren kostenlosen KI-Check.

Stand: 4. Oktober 2026. Alle Quellen abgerufen am 04.10.2026. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Euren Einzelfall klärt ihr mit eurer Steuerberatung.