Von Timo Reum · 11.07.2026 · 10 Min. Lesezeit
E-Rechnung fürs Handwerk 2026: welche Buchhaltungssoftware passt?
Rund um die E-Rechnung ist viel Unsicherheit im Umlauf, und die Anbieter werben, als wäre ihr Tool das einzige, das die Pflicht erfüllt. In der Praxis ist die Lage entspannter, als es klingt. Wir schauen uns in echten Betrieben regelmäßig an, womit gebucht und fakturiert wird, und ordnen hier die sechs bekanntesten Buchhaltungs- und Rechnungstools neutral ein: was 2026 wirklich Pflicht ist, wo die echten Unterschiede liegen und für welchen Betrieb welches Tool passt.
Ein wichtiger Punkt gleich vorweg: Wenn ihr bereits eine Handwerker- oder Branchensoftware nutzt, ist ein Teil davon oft schon erledigt. Die meisten Programme – von hero über plancraft bis zu den großen Komplett-Systemen – können E-Rechnungen bereits senden, viele auch empfangen. Ihr müsst also nicht zwingend etwas Zusätzliches einführen. Was die Branchensoftware dagegen meist nicht mitbringt, ist eine vollständige Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer – die haben nur die großen Komplett-ERP wie STREIT oder pds integriert, während die Cloud-Tools an ein Buchhaltungsprogramm exportieren. Genau da kommen die folgenden Tools ins Spiel: als Ergänzung, die an eure bestehende Software andockt, oder als eigenständige Lösung, wenn ihr (noch) keine Branchensoftware habt.
Was bei der E-Rechnung 2026 wirklich Pflicht ist
Die wichtigste Klarstellung zuerst: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Das ist der Teil, der schon heute gilt. Eine Rechnung weiter als PDF oder auf Papier zu verschicken, ist nur noch mit Zustimmung des Empfängers und übergangsweise bis Ende 2026 erlaubt. Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen kommt dann gestaffelt: ab 2027 für größere Betriebe, ab 2028 für alle.
Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reine Daten) und ZUGFeRD (Daten plus sichtbares PDF). Und genau hier kommt die Entwarnung: Senden und Empfangen dieser Formate beherrschen alle sechs Tools in diesem Beitrag. Die E-Rechnung ist damit kein Grund, das eine gegen das andere Programm zu tauschen – die Unterschiede liegen woanders.
Der eigentliche Unterschied: echte Buchhaltung oder reines Rechnungs-Tool?
Wer Tools vergleicht, stolpert schnell über den entscheidenden Punkt: Manche Programme führen eure Buchhaltung wirklich (Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung im Tool), andere sind reine Rechnungs-Werkzeuge, bei denen die Buchhaltung über einen Export läuft. Beides kann richtig sein – es hängt davon ab, ob ihr im Programm buchen wollt oder das eurem Steuerberater überlasst.
Echte Buchhaltung: EÜR und Umsatzsteuer im Tool
Diese Programme führen die Basis-Buchhaltung selbst – Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, oft Kassenbuch und Bank-Abgleich – und übergeben sauber an DATEV beziehungsweise den Steuerberater.
sevdesk
sevdesk ist eine etablierte Cloud-Buchhaltung mit EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Kassenbuch und Bank-Abgleich – funktional breit für die laufende Buchhaltung eines Klein- oder Mittelbetriebs. E-Rechnungen lassen sich sogar im kostenlosen Einstieg senden, das Empfangen kommt ab dem Buchhaltungs-Tarif dazu; die Übergabe an den Steuerberater läuft über DATEV. Das Unternehmen sitzt in Offenburg und gehört seit 2025 zum französischen Anbieter Cegid, die Daten bleiben im deutschen Raum. Für Automatisierung gibt es eine Programmierschnittstelle, allerdings erst im höchsten Tarif; eine direkte Anbindung an Branchensoftware ist seltener als bei Lexware und läuft dann meist über DATEV. Der Einstieg ist günstig, die Kosten steigen moderat mit Funktionsumfang und Zusatznutzern. Nach eigenen Angaben nutzen sevdesk über 130.000 Kunden.
✓Passt besonders für: Betriebe, die eine breit unterstützte, ausgereifte Cloud-Buchhaltung wollen.
Lexware Office
Lexware Office (früher lexoffice) bietet EÜR, Kassenbuch und volle E-Rechnung, mit breiter DATEV-Anbindung und ohne Mindestlaufzeit. Anbieter ist die Haufe Group aus Freiburg, also ebenfalls Deutschland. Der größte Praxis-Vorteil liegt in der Verbreitung: Die Lexware-Schnittstelle ist in fast jeder Handwerker- und Branchensoftware vorhanden, die Anbindung ist damit am reibungsärmsten – ein starkes Argument, wenn ihr Buchhaltung und Branchensoftware koppeln oder später automatisieren wollt. Eine offene Programmierschnittstelle gibt es zwar nur eingeschränkt und in höheren Tarifen, dafür wächst das System sauber vom Solo-Betrieb bis in den zweistelligen Mitarbeiterbereich mit, bei niedrigen bis mittleren Einstiegskosten. Nach Anbieterangaben zählt Lexware über 350.000 Kunden.
✓Passt besonders für: Handwerker mit Branchensoftware, die ihre Buchhaltung möglichst einfach anbinden wollen.
WISO MeinBüro
WISO MeinBüro aus dem Hause Buhl Data (Sitz in Deutschland) bietet EÜR und volle E-Rechnung; die Web-Version liest XRechnung und ZUGFeRD automatisch aus. Eine Besonderheit ist die zusätzliche Desktop-Linie neben der Cloud, die es am Markt selten gibt. Funktional ist es breit aufgestellt und lässt sich über Zusatzmodule wie Lager und Bestellwesen erweitern; ein DATEV-Export ist in allen Tarifen an Bord, eine Programmierschnittstelle kommt in den mittleren Tarifen dazu. So kann ein Betrieb schrittweise hineinwachsen, ohne das Tool zu wechseln.
✓Passt besonders für: Betriebe mit Wunsch nach einer lokalen Desktop-Lösung oder die im Buhl-Umfeld unterwegs sind.
Papierkram
Papierkram bringt echte EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Kassenbuch mit und ergänzt das um Zeiterfassung und einfache Projekte – für ein so günstiges Tool ein überraschend runder Funktionsumfang. Der Einstieg ist der günstigste im Feld: E-Rechnung senden und empfangen geht schon im kostenlosen Tarif. Angeboten wird es von der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden, also aus Deutschland, nach eigenen Angaben mit über 100.000 Nutzerinnen und Nutzern. Wer wächst, schaltet höhere Tarife frei, in denen auch eine Programmierschnittstelle für Anbindungen und Automatisierung dazukommt – vom kostenlosen Start wächst es also ein gutes Stück mit.
✓Passt besonders für: Solo- und Kleinstbetriebe, die günstig mit echter Buchhaltung starten wollen.
Reines Rechnungs-Tool: fakturieren, buchen über Export
Diese Werkzeuge erstellen Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen stark und komfortabel – die eigentliche Buchhaltung läuft aber über einen Export an DATEV, Lexware oder den Steuerberater.
FastBill
FastBill mit Sitz in Frankfurt ist ein schlankes Rechnungs-Tool mit E-Rechnung und Zeiterfassung schon ab dem kleinsten Tarif, dazu Belegverwaltung und Export. Eine echte Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es allerdings erst ab dem Premium-Tarif – wer im Tool buchen will, steigt hier also spürbar in den Kosten. Für Anbindungen ist es gut aufgestellt: Eine öffentliche REST-Programmierschnittstelle erlaubt die Verbindung zu anderen Tools und Automatisierungen. FastBill wurde 2021 an FreshBooks verkauft und 2024 von den Gründern zurückgekauft, ist also wieder eigenständig und in Deutschland verankert.
✓Passt besonders für: UX-orientierte Solo-Betriebe mit Fokus auf Rechnung und Zeiterfassung, Buchhaltung später.
easybill
easybill aus Willich ist ein eigenständiger deutscher Anbieter und ein starkes Rechnungs- und E-Rechnungs-Tool, das bei der Anbindung besonders punktet: Die DATEV-Anbindung inklusive Direktversand ist schon in allen Tarifen dabei, eine vollständige REST-Programmierschnittstelle kommt im größeren Tarif hinzu – ideal für viele wiederkehrende Rechnungen, E-Commerce und automatisierte Abläufe, auch über künftiges Wachstum hinweg. Eine eigene EÜR hat es nicht; gebucht wird über den Export an DATEV oder Lexware. Als einziges der sechs bewirbt easybill zusätzlich den Versand über das europäische Peppol-Netz. Die Einstiegskosten sind niedrig und steigen gestaffelt mit Funktionsumfang und API.
✓Passt besonders für: Betriebe mit vielen wiederkehrenden Rechnungen, E-Commerce-Anteil oder Automatisierungsbedarf.
Der wichtigste Hebel fürs Handwerk: die Anschlussfähigkeit
Für Handwerksbetriebe ist keiner dieser sechs Tools ein Ersatz für eine Handwerker- oder Branchensoftware – Aufmaß, Material und Baustellenplanung stecken dort, nicht im Buchhaltungstool. In der Praxis laufen deshalb meist zwei Programme nebeneinander: Angebote und Projekte in der Branchensoftware, Belege und Buchhaltung im KMU-Tool. Damit das kein Doppeltippen wird, zählt vor allem eines: die Schnittstelle.
Der stärkste Hebel ist die Kombination aus Lexware- und DATEV-Anbindung. Der Lexware-Connector ist in nahezu jeder Handwerkersoftware vorhanden, ein DATEV-Export haben faktisch alle sechs Tools. Das macht Lexware Office beziehungsweise den DATEV-Weg zur „sicheren" Wahl, wenn eure Branchensoftware ohnehin diese Schnittstelle mitbringt. Eine direkte sevdesk-Anbindung ist dagegen seltener – hier läuft es häufiger über den DATEV-Umweg. Welche Anbindung ihr braucht, ergibt sich aus eurer bestehenden Software.
Über die reine Buchhaltungs-Anbindung hinaus bieten mehrere Tools eine offene Programmierschnittstelle (API) – bei easybill und FastBill früh, bei sevdesk, WISO und Papierkram in höheren Tarifen. Darüber lassen sich die Programme mit eurer übrigen Software verbinden und Abläufe automatisieren, etwa Rechnungen automatisch aus den Projektdaten erzeugen. Das zahlt sich vor allem beim Wachstum aus: Kommen später neue Tools dazu, entscheidet die Offenheit der Schnittstellen, wie leicht sich alles verbinden lässt. Genau solche Anbindungen und Automatisierungen richten wir bei Bedarf ein.
Peppol, XRechnung, ZUGFeRD – kurz eingeordnet
Diese Begriffe verunsichern viele. XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden gängigen Formate – beide werden von allen Tools hier unterstützt. Peppol dagegen ist kein Format, sondern ein Transportnetz, über das E-Rechnungen europaweit verschickt werden. Eine native Peppol-Anbindung ist am Markt selten und 2026 keine Pflicht. Für die meisten Handwerksbetriebe ist Peppol daher kein Auswahlkriterium, sondern nur für Betriebe mit viel Behörden- oder EU-Geschäft interessant.
Unsicher, was ihr für die E-Rechnung wirklich braucht?
Wir richten E-Rechnung und Buchhaltung passend zu eurer Software ein – unabhängig beraten, zum Festpreis, ohne Abo.
Zur E-RechnungFazit: erst die Frage, dann das Tool
Die E-Rechnung selbst ist mit jedem dieser Programme lösbar – daran scheitert die Auswahl nicht. Fragt euch stattdessen zuerst: Wollt ihr im Tool buchen (dann eine echte Buchhaltung wie sevdesk, Lexware Office, WISO oder Papierkram) oder nur Rechnungen stellen und den Rest dem Steuerberater überlassen (dann reicht ein FastBill oder easybill)? Und zweitens: Passt es zu eurer bestehenden Software? Wer schon eine Handwerkersoftware nutzt, fährt mit einem Tool am besten, das über Lexware oder DATEV sauber andockt. Wenn ihr diese zwei Fragen beantwortet, ist die Wahl fast schon getroffen – und wenn nicht, hilft eine unabhängige Beratung, die euer Gewerk und eure Abläufe kennt.
Häufige Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Eine Rechnung als PDF oder Papier zu verschicken ist nur noch mit Zustimmung des Empfängers und übergangsweise bis Ende 2026 erlaubt. Der verpflichtende Versand kommt gestaffelt ab 2027.
Welche Buchhaltungssoftware kann E-Rechnung?
Praktisch alle gängigen Tools – sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro, Papierkram, FastBill und easybill – können E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD senden und empfangen. Die E-Rechnung allein ist deshalb kein Auswahlkriterium; die Unterschiede liegen woanders.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltungs- und Rechnungssoftware?
Eine echte Buchhaltungssoftware führt EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung im Programm. Ein reines Rechnungs-Tool erstellt Angebote und Rechnungen inklusive E-Rechnung, die eigentliche Buchhaltung läuft dann über einen Export an DATEV oder den Steuerberater.
Brauche ich extra Buchhaltungssoftware, wenn ich schon Handwerkersoftware habe?
Meistens ja, ergänzend. Die wenigsten Handwerkersoftware-Lösungen haben eine vollständige Buchhaltung an Bord. Entscheidend ist, dass eure Programme über eine Schnittstelle wie Lexware oder DATEV sauber zusammenspielen.
Was kostet Buchhaltungssoftware fürs Handwerk?
Die Spanne reicht von kostenlos (zum Beispiel Papierkram im Free-Tarif) bis zu rund 50 Euro pro Monat. Wichtiger als der Preis ist, ob ihr echte Buchhaltung braucht oder nur Rechnungen stellt – und ob das Tool zu eurer übrigen Software passt.