Von Timo Reum · aktualisiert am 05.10.2026 · 10 Min. Lesezeit

E-Rechnung fürs Handwerk 2026: welche Buchhaltungssoftware passt?

Rund um die E-Rechnung ist viel Unsicherheit im Umlauf, und die Anbieter werben, als wäre ihr Tool das einzige, das die Pflicht erfüllt. In der Praxis ist die Lage entspannter, als es klingt. Wir schauen uns in echten Betrieben regelmäßig an, womit gebucht und fakturiert wird, und ordnen hier sechs verbreitete Buchhaltungs- und Rechnungstools neutral ein: was 2026 wirklich Pflicht ist, wo die echten Unterschiede liegen und für welchen Betrieb welches Tool passt.

Ein wichtiger Punkt gleich vorweg: Wenn ihr bereits eine Handwerker- oder Branchensoftware nutzt, ist ein Teil davon oft schon erledigt. Die meisten Programme, von hero über plancraft bis zu den großen Komplett-Systemen, können E-Rechnungen bereits senden, viele auch empfangen. Ihr müsst also nicht zwingend etwas Zusätzliches einführen. Was die Branchensoftware dagegen oft nicht mitbringt, ist eine vollständige Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer. Die haben vor allem große Komplett-Systeme wie STREIT oder pds an Bord, während viele Cloud-Programme die Daten an ein Buchhaltungsprogramm weitergeben.^{1, 2} Genau da kommen die folgenden Tools ins Spiel: als Ergänzung, die an eure bestehende Software andockt, oder als eigenständige Lösung, wenn ihr (noch) keine Branchensoftware habt.

Was bei der E-Rechnung 2026 wirklich Pflicht ist

Die wichtigste Klarstellung zuerst: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.³ Das ist der Teil, der schon heute gilt. Rechnungen an Firmenkunden dürft ihr für Leistungen bis Ende 2026 noch auf Papier schicken, als PDF nur mit Zustimmung.⁴ Lag euer Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, gilt das auch noch für 2027. Die Rechnung muss jeweils bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 verschickt sein.⁴ Der verpflichtende Versand an Firmenkunden kommt dann gestaffelt: für Leistungen ab 2027 bei Betrieben mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, für Leistungen ab 2028 bei allen anderen.^{4, 3} Keine E-Rechnung schreiben müsst ihr unter anderem als Kleinunternehmer und bei kleinen Rechnungen bis 250 € inklusive Umsatzsteuer. Empfangen können müsst ihr E-Rechnungen trotzdem. Wichtig für Nachunternehmer: Rechnet ihr Bauleistungen ohne Umsatzsteuer ab, weil euer Auftraggeber die Steuer zahlt (§ 13b UStG), gilt die 250-€-Grenze nicht.^{5, 6} Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht, dort bleibt Papier erlaubt.³ Alle Fristen und Ausnahmen stehen in unserem Ratgeber E-Rechnung-Pflicht im Handwerk.

Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz.⁷ In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reine Daten) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Daten plus sichtbares PDF). Bei ZUGFeRD zählen die einfachen Profile MINIMUM und BASIC WL nicht als E-Rechnung, mehr dazu im Ratgeber ZUGFeRD-Rechnung erstellen.³ Und genau hier kommt die Entwarnung: Senden und Empfangen dieser Formate beherrschen alle sechs Tools in diesem Beitrag. Die E-Rechnung ist damit kein Grund, das eine gegen das andere Programm zu tauschen. Die Unterschiede liegen woanders.

Der eigentliche Unterschied: echte Buchhaltung oder reines Rechnungs-Tool?

Wer Tools vergleicht, stolpert schnell über den entscheidenden Punkt: Manche Programme führen eure Buchhaltung wirklich (Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung im Tool), andere sind reine Rechnungs-Werkzeuge, bei denen die Buchhaltung über einen Export läuft. Beides kann richtig sein - es hängt davon ab, ob ihr im Programm buchen wollt oder das eurem Steuerberater überlasst.

DATEV oder easybill für den Rechnungsausgang?

Die beiden werden oft gegeneinander gestellt, sind aber keine echte Alternative zueinander. DATEV ist der Weg zum Steuerberater und zur Buchhaltung. easybill ist ein reines Rechnungs-Tool, das eure Rechnungen schreibt und sie über die DATEV-Anbindung übergibt. Es ist also meist kein Entweder-oder. Wer dagegen selbst bucht, statt den Export an den Steuerberater zu geben, nimmt gleich ein Tool mit eigener Buchhaltung wie sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro oder Papierkram.

Must-haves einer E-Rechnungssoftware fürs Handwerk

Unabhängig davon, für welches Tool ihr euch entscheidet, sollten diese vier Punkte erfüllt sein:

• E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und schreiben
• Anbindung an DATEV oder Lexware
• Anschluss an die vorhandene Handwerkersoftware
• Programmierschnittstelle (API) für spätere Automatisierung

Der wichtigste Hebel fürs Handwerk: die Anschlussfähigkeit

Für Handwerksbetriebe ist keiner dieser sechs Tools ein Ersatz für eine Handwerker- oder Branchensoftware - Aufmaß, Material und Baustellenplanung stecken dort, nicht im Buchhaltungstool. In der Praxis laufen deshalb meist zwei Programme nebeneinander: Angebote und Projekte in der Branchensoftware, Belege und Buchhaltung im KMU-Tool. Damit das kein Doppeltippen wird, zählt vor allem eines: die Schnittstelle.

Der stärkste Hebel ist die Kombination aus Lexware- und DATEV-Anbindung. Viele Handwerkerprogramme bieten eine Lexware-Schnittstelle an, und einen DATEV-Export haben alle sechs Tools.^{8, 14, 17, 20, 23, 27} Das macht Lexware Office beziehungsweise den DATEV-Weg zur „sicheren“ Wahl, wenn eure Branchensoftware ohnehin diese Schnittstelle mitbringt. Welche Anbindung ihr braucht, ergibt sich aus eurer bestehenden Software. Was sie anbietet, steht meist auf der Funktionsseite des Anbieters.

Über die reine Buchhaltungs-Anbindung hinaus bieten alle sechs Tools eine offene Programmierschnittstelle (API): bei FastBill schon im kleinsten Tarif, bei easybill, WISO und Papierkram ab den mittleren Tarifen, bei sevdesk und Lexware Office nur im größten Tarif.^{23, 27, 17, 20, 8, 13} Darüber lassen sich die Programme mit eurer übrigen Software verbinden und Abläufe automatisieren, etwa Rechnungen automatisch aus den Projektdaten erzeugen. Das zahlt sich vor allem beim Wachstum aus: Kommen später neue Tools dazu, entscheidet die Offenheit der Schnittstellen, wie leicht sich alles verbinden lässt. Genau solche Anbindungen und Automatisierungen richten wir bei Bedarf ein.

Peppol, XRechnung, ZUGFeRD - kurz eingeordnet

Diese Begriffe verunsichern viele. XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden gängigen Formate - beide werden von allen Tools hier unterstützt. Peppol dagegen ist vor allem ein Versandnetz, über das Programme E-Rechnungen direkt austauschen, auch über Ländergrenzen hinweg.²⁸ Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Versandweg vor, eine E-Mail genügt. Eine Peppol-Anbindung ist also keine Pflicht.³ Für die meisten Handwerksbetriebe ist Peppol daher kein Auswahlkriterium, sondern nur für Betriebe mit viel Behörden- oder EU-Geschäft interessant.

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Fazit: erst die Frage, dann das Tool

Die E-Rechnung selbst ist mit jedem dieser Programme lösbar - daran scheitert die Auswahl nicht. Fragt euch stattdessen zuerst: Wollt ihr im Tool buchen (dann eine echte Buchhaltung wie sevdesk, Lexware Office, WISO oder Papierkram) oder nur Rechnungen stellen und den Rest dem Steuerberater überlassen (dann reicht ein FastBill oder easybill)? Und zweitens: Passt es zu eurer bestehenden Software? Wer schon eine Handwerkersoftware nutzt, fährt mit einem Tool am besten, das über Lexware oder DATEV sauber andockt. Wenn ihr diese zwei Fragen beantwortet, ist die Wahl fast schon getroffen - und wenn nicht, hilft eine unabhängige Beratung, die euer Gewerk und eure Abläufe kennt.

Häufige Fragen

Stand: 5. Oktober 2026. Alle Quellen abgerufen am 05.10.2026. Preise und Tarife können sich ändern, verbindlich ist die Seite des Herstellers. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.