Überall liest man von Fristen und Pflichten. Die Lage ist nüchterner: Empfangen müsst ihr E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Selbst ausstellen müsst ihr sie ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz. Wir prüfen eure Programme und richten den Empfang bei euch ein. Ehrlich und ohne Panikmache.
Kurzanalyse ab 490 € netto · einmaliger Festpreis · Antwort binnen 24 h
Eure Lieferanten dürfen euch seit 2025 E-Rechnungen schicken. Fragen müssen sie vorher nicht. Im Alltag machen dann drei Dinge Ärger.
Sie kommt als XML-Datei, ohne PDF. Ohne passendes Programm seht ihr nur Code. Lesbar macht sie ein Anzeigeprogramm, zum Beispiel der kostenlose E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal.
Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann, hat kein Recht auf eine Papierrechnung. Der Lieferant hat seine Pflicht trotzdem erfüllt, wenn er die E-Rechnung nachweislich verschickt hat.
Ein- und ausgehende Rechnungen müsst ihr acht Jahre aufbewahren. Bei der E-Rechnung zählen die Daten in der Form, in der sie angekommen sind. Ein Ausdruck reicht dafür nicht.
Nicht jedes Programm kann E-Rechnungen auch empfangen. Mehr dazu in unserem Vergleich der Handwerkersoftware.
Die Pflicht kommt in Stufen. Die erste gilt schon heute.
Jeder Betrieb in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht schon ein E-Mail-Postfach. Selbst verschicken dürft ihr bis Ende 2026 noch Papier. Ein PDF per Mail geht nur, wenn euer Kunde zustimmt.
Gilt jetztLag euer Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, müsst ihr Rechnungen an andere Unternehmen für Leistungen ab dann als E-Rechnung stellen. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF nutzen.
Ab dann gilt die Pflicht für alle Betriebe, die an andere Unternehmen in Deutschland fakturieren. Bis dahin habt ihr Zeit, das in Ruhe vorzubereiten.
Wichtig: Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Für Rechnungen an Privatkunden gilt sie nicht. Ausgenommen sind auch Kleinbeträge bis 250 € brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern. Bei Bauleistungen, für die euer Kunde die Umsatzsteuer schuldet (§ 13b UStG), gilt die 250-€-Ausnahme nicht. Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Regeln, beim Bund zum Beispiel die E-Rechnungsverordnung.
Alle Fristen und Ausnahmen im Detail
Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV, § 34a UStDV, § 19 Abs. 2 UStG, Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand März 2026), BMF-Schreiben vom 15.10.2025. Abgerufen am 04.10.2026. Das ist keine Steuerberatung.
Der häufigste Irrtum: „Ich schick doch schon PDFs per Mail.“ Das reicht nicht.
Für Menschen lesbar. Für die Software des Empfängers ist es nur ein Bild ohne verwertbare Daten. Rechtlich ist das eine „sonstige Rechnung“.
Bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht. Genau dieses Format müsst ihr empfangen und ab 2027 oder 2028 auch ausstellen können.
Vier Schritte. Den Preis kennt ihr, bevor es losgeht.
Ihr schreibt uns, wo ihr steht. Wir melden uns binnen 24 Stunden. Nach einer kurzen, kostenfreien Rücksprache nennen wir euch den Festpreis.
Wir schauen, ob eure Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware E-Rechnungen schon empfangen kann. Und was ihr euch sparen könnt.
Wir richten den Empfang so ein, dass ihr E-Rechnungen sauber annehmen könnt.
Ihr bekommt eine klare Aussage zu euren Fristen und eine unabhängige Empfehlung für die passende Software für 2027 oder 2028.
Wenn ihr sowieso etwas anpassen müsst, dann richtig. Wir denken den ganzen Rechnungsweg mit, nicht nur das Format.
Einmal verbunden, fließen die Daten in die E-Rechnung, statt dreimal abgetippt zu werden.
Wir vergleichen und führen Rechnungs- oder Handwerkersoftware ein, die zu eurem Gewerk und euren Abläufen passt. Unabhängig beraten, abgestimmt auf euren Prozess. Mehr dazu: Software-Beratung.
Vom Empfangen bis zum Ausstellen richten wir alles so ein, dass es im Alltag läuft. Und wir zeigen dem Team, wie es geht.
Moderne Programme lassen sich verbinden. Rechnung schreiben, verschicken und verbuchen greifen dann ineinander. So bringt die Umstellung mehr als nur Aufwand.
Kauft nichts Neues, bevor wir gemeinsam geschaut haben. Meist reicht, was ihr schon habt.
Für den Empfang reicht laut Bundesfinanzministerium schon ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.
Sagt uns, womit ihr Rechnungen schreibt und bucht. Dann prüfen wir, was davon E-Rechnungen schon kann.
E-Rechnungen müsst ihr acht Jahre in der Form aufbewahren, in der sie angekommen sind. Legt fest, wo sie bei euch landen, zum Beispiel in eurer Buchhaltungssoftware.
Wir kümmern uns um Technik und Abläufe. Steuerliche Einzelfragen klärt ihr mit eurer Steuerberatung.
Ein klarer Blick auf euren Betrieb und ein ehrlicher Fahrplan, was wirklich nötig ist.
Wir schauen uns euren Ist-Zustand an und sagen euch klipp und klar, was Pflicht ist und was (noch) nicht.
„Ab“-Preis: Der genaue Umfang hängt von eurer Ausgangslage ab. Den Festpreis nennen wir vorab nach kurzer, kostenfreier Rücksprache. Die Kurzanalyse ist einmalig. Software, zum Beispiel ein E-Rechnungs-Programm, kann laufende Kosten haben. Das sagen wir euch offen. Alle Preise netto.
Kurze Antworten. Mehr Hintergrund zu Buchhaltungsprogrammen steht in unserem Ratgeber E-Rechnung fürs Handwerk.
Seit dem 01.01.2025. Das gilt für jeden Betrieb in Deutschland, auch für Kleinunternehmer. Dafür reicht schon ein E-Mail-Postfach.
Für Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland ab dem 01.01.2027, wenn euer Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Sonst ab dem 01.01.2028. Bis dahin sind Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, ein PDF erlaubt.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“.
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen. Ausgenommen sind auch Kleinbeträge bis 250 € brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern. Bei Bauleistungen, für die euer Kunde die Umsatzsteuer schuldet (§ 13b UStG), gilt die 250-€-Ausnahme nicht. Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Regeln.
Nicht unbedingt. Ihr braucht einen Weg, E-Rechnungen anzunehmen und lesbar zu machen. Oft kann eure vorhandene Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware das schon. Wir prüfen das, statt euch etwas Neues zu verkaufen.
Das hängt von eurem Gewerk und euren Programmen ab. Wir empfehlen unabhängig: nicht das Tool mit dem größten Werbebudget, sondern das, was zu eurem Betrieb passt. Einen Überblick gibt unser Vergleich der Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnung.
Die Kurzanalyse kostet ab 490 € als einmaliger Festpreis. Alle Preise netto. Den genauen Preis nennen wir vorab nach einer kurzen, kostenfreien Rücksprache. Software, die ihr neu einführt, kann eigene laufende Kosten haben.
Ablehnen könnt ihr eine E-Rechnung nicht. Wer sie nicht empfangen kann, hat kein Recht auf eine Papierrechnung. Nach den Übergangsfristen erfüllt eine Papier- oder PDF-Rechnung an Geschäftskunden die Pflicht nicht mehr. Das kann euren Kunden beim Vorsteuerabzug Probleme machen. Beides lässt sich mit wenig Aufwand lösen.
Schreibt uns kurz, wo ihr steht. Wir sagen euch ehrlich, was zu tun ist. Ohne Verkaufsgespräch.
Wir melden uns binnen 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung. Bis gleich!
