Von Mats Heidler · aktualisiert am 07.11.2026 · 15 Min. Lesezeit

Open-Source-ERP fürs Handwerk: günstig, datensouverän – aber für wen?

In unserem Handwerkersoftware-Vergleich ging es um die klassischen Branchenlösungen. Daneben stehen die großen kommerziellen ERP-Systeme, die viel können, für einen Handwerksbetrieb aber oft teuer und überdimensioniert sind. Und es gibt einen dritten Weg, den die wenigsten auf dem Schirm haben: generalistische, quelloffene ERP-Systeme. Sie sind nicht speziell fürs Handwerk gebaut, dafür flexibel, unabhängig von einem einzelnen Hersteller und im Kern oft kostenlos – gerade für kleine und mittelständische Betriebe eine attraktive Option. Wichtig ist nur, realistisch zu wissen, was sie ab Werk können und wo ein Partner ins Spiel kommt. Genau das ordnen wir hier ein.

Was heißt „Open Source" – und was nicht?

Open Source bedeutet schlicht: Der Programmcode ist offen und darf frei genutzt, gehostet und angepasst werden. Ihr seid an keinen Hersteller gebunden und könnt die Software auf einem eigenen Server betreiben. Das ist der Kern des Datenhoheits-Arguments.

Ein verbreitetes Missverständnis gleich vorweg: Diese Systeme sind kein leerer Baukasten, den man erst mühsam zusammenschrauben muss. Das Grundsystem läuft sofort, ist schnell eingerichtet, im Kern kostenlos und deckt die typischen kaufmännischen Abläufe – Angebote, Rechnungen, Kunden, Projekte, oft Lager – von Haus aus ab. Für viele Betriebe reichen diese Standardfunktionen schon, teils ergänzt um fertige Add-ons aus dem jeweiligen App-Store.

Erst wenn ihr wirklich handwerksspezifische Prozesse braucht, kommt Anpassung ins Spiel. Genau das ist der eigentliche Vorteil: Ihr baut die Software nach eurem Bedarf, statt euch nach starren Hersteller-Vorgaben zu richten. Wo fertige Branchenprogramme nur das anbieten, was der Hersteller vorsieht, lässt sich ein offenes System frei erweitern: zugeschnitten auf euren Betrieb, gern auch angelehnt an gute Funktionen, die ihr aus anderen Programmen kennt.

Kostenlos oder nicht? Die drei Systeme ehrlich getrennt

„Open Source" heißt nicht automatisch „alles gratis". Was frei ist und was Geld kostet, ist bei jedem der drei Systeme anders.

Und sonst?

Weitere quelloffene Alternativen sind kivitendo, ein deutsches Projekt mit deutscher Buchhaltungsbasis, und OpenZ, das sich eher an fertigende und projektorientierte Betriebe richtet.^{27, 28} Den aktuellen Umfang der deutschen Schnittstellen und E-Rechnungsfunktionen sollte man jeweils prüfen. Wir betrachten hier die drei bekannten generalistischen Systeme Odoo, Dolibarr und ERPNext.

DATEV und Steuerberater: was jedes System liefert

Die erste Frage im Handwerk lautet fast immer: „Kann das mit meinem Steuerberater?“ Die Antwort ist bei allen drei Systemen ja – aber auf sehr unterschiedlichen Wegen.

Tabelle zum Verschieben seitlich wischen.

„ERPNext DATEV“ ist übrigens keine neue offizielle Funktion von ERPNext, sondern eine gepflegte App eines deutschen Partners.²²

So machen wir es: Wir brauchen dafür kein DATEV-Modul im ERP. Unser Geschäftskonto übergibt Kontoumsätze und Belege an DATEV, dort ruft unsere Steuerberatung sie ab. Das ist ein Weg, kein Muss. Wer die Daten lieber direkt aus dem ERP liefert, kann jedes der drei Systeme an DATEV anbinden: per Export oder Modul, bei Odoo auch über Drittanbieter mit direkter Übertragung (siehe Tabelle). Klärt den Weg am besten vorab mit eurer Steuerberatung. Welche Buchhaltungsprogramme das ebenfalls können, zeigen wir in unserem Vergleich E-Rechnung fürs Handwerk: welche Buchhaltungssoftware passt?.

E-Rechnung schreiben und empfangen

Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten für inländische Umsätze zwischen Unternehmen Übergangsfristen bis Ende 2026, für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.³⁰ Wer genau ab wann muss und welche Ausnahmen gelten, steht in unserem Artikel E-Rechnung: Pflicht fürs Handwerk. Hier geht es darum, was die drei Systeme dafür mitbringen.

Tabelle zum Verschieben seitlich wischen.

Modulpreise jeweils Kaufpreis netto, Einrichtung extra. Empfangen heißt übrigens nicht automatisch, dass die Rechnung ins ERP importiert werden muss. Rechtlich zählt, dass ihr die E-Rechnung annehmen, lesen und aufbewahren könnt. Das 300-Euro-Modul bei Dolibarr ist also kein Muss, sondern Komfort. Wie man eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt, zeigen wir in ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Neu für Bauleistungen: Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 klargestellt: Bei Bauleistungen genügen derzeit im strukturierten Teil der E-Rechnung die einzelnen Gewerke mit Summen, wenn das detaillierte Leistungsverzeichnis als lesbare Anlage eingebettet ist und der Datensatz eindeutig darauf verweist. Eine GAEB-Datei kann zusätzlich beigefügt werden.³¹ Unsere Einordnung: Ob ein System solche Anlagen einbetten und im Datensatz darauf verweisen kann, solltet ihr vor dem Kauf prüfen. Eine GAEB-Funktion fürs Angebot entsteht dadurch nicht (mehr dazu unten im Abschnitt zur Grenze zur deutschen Fachsoftware).

Ein Fallstrick aus unserer Praxis: Bei unseren Tests führten fehlende steuerliche Pflichtangaben wie USt-IdNr. oder Steuernummer zu Fehlern in der Prüfung der E-Rechnung. Stammdaten und Steuerfälle müssen stimmen, bevor die erste Rechnung rausgeht.

Aus der Praxis: Unser Büro läuft auf Dolibarr

Dolibarr empfehlen wir nicht nur, wir nutzen es selbst. Seit August 2026 laufen bei uns Angebote, Aufträge und Rechnungen über Dolibarr, selbst gehostet in Deutschland. Drumherum haben wir einen eigenen Automatisierungsagenten gebaut, der die Arbeit zwischen unseren Programmen erledigt. Unsere Abläufe haben wir von Anfang an so aufgebaut: Wir tippen keine Rechnung von Hand ab.

So läuft es bei uns:

• Anfrage: Wer über unsere Website anfragt oder einen Termin bucht, steht automatisch als Firma und Kontakt in Dolibarr. Nichts abtippen, jede Anfrage steht sofort im System.
• Angebot und Auftrag: Kunden unterschreiben das Angebot online, ohne Kundenkonto. Auftrag und Auftragsbestätigung entstehen danach automatisch. So kommen wir schneller vom Angebot zum Auftrag.
• Nachfassen: Kommt nach einer Woche keine Antwort, liegt ein Nachfass-Entwurf bereit. Verschickt wird er erst nach unserer Freigabe.
• Rechnungen: Auch die monatlichen Betreuungsrechnungen entstehen automatisch als E-Rechnung im Format ZUGFeRD/Factur-X und gehen raus, mit Zahlungserinnerung bei Verzug.
• Bezahlt-Status: Rechnungen, die unser Geschäftskonto als bezahlt meldet, setzt der Agent in Dolibarr stündlich auf bezahlt. Teil- und Überzahlungen legt er uns zur Prüfung vor. So stimmen die offenen Posten, ohne dass wir Kontoauszüge abhaken.

Unser stärkster Helfer: KI im Rechnungseingang

Eingangsrechnungen kommen bei uns per Mail oder über eine Belegablage. Unser Agent lässt jede davon von einer KI prüfen:

• Ist das überhaupt eine Rechnung? Oder nur ein Angebot, ein Lieferschein, Werbung? Nur was die KI als Rechnung erkennt, geht weiter.
• Wo steckt die Rechnung? Steht sie im Mailtext oder hinter einem direkten Download-Link, holt der Agent sie automatisch als PDF. Rechnungen, die nur in einem Kundenportal liegen, landen als Aufgabe bei uns.
• Stimmt etwas nicht? Die KI achtet auf Auffälligkeiten, etwa eine Absender-Domain, die nicht zur Firma passt, oder eine geänderte Bankverbindung, und hält Verdachtsfälle zur Prüfung zurück.
• Was braucht einen Menschen? Bei Mahnungen und Zweifelsfällen bekommen wir zusätzlich eine Prüfaufgabe.

Erkannte Rechnungen gibt der Agent automatisch an unsere Buchhaltung weiter, ohne manuelles Hochladen. Dort geben wir sie nur noch frei: Die Überweisung ist aus der Rechnung vorausgefüllt, und nach der Zahlung wird die Rechnung automatisch der passenden Buchung zugeordnet. Was ohnehin per Lastschrift oder Karte abgebucht wird, etwa Software-Abos oder Versicherungsbeiträge, wird genauso automatisch der passenden Rechnung zugeordnet. Wer seine Eingangsrechnungen lieber direkt in Dolibarr haben möchte, kann das genauso automatisieren: Dolibarr hat eine offene Programmierschnittstelle, darüber ist das problemlos möglich. Einzurichten sind dann vor allem die Lieferantenzuordnung und die Prüfregeln.

Unsere Finanzen auf einem Bildschirm

Dazu haben wir uns ein eigenes Finanz-Dashboard gebaut, ebenfalls Open Source und selbst gehostet. Es holt die Zahlen über die offenen Schnittstellen aus Dolibarr und von unserem Geschäftskonto und zeigt laufend: Kontostand, offene und überfällige Rechnungen, offene Angebote und Aufträge, die noch nicht abgerechnet sind. So sehen wir jederzeit, wo wir finanziell stehen, ohne uns durch mehrere Programme zu klicken. Die Finanzen sind nur eine Ansicht von vielen: Im selben System sehen wir auch Arbeitszeit und Aufgaben und überwachen den Betrieb unserer Server, mit Alarm, sobald ein Wert kritisch wird. Denn so ein Dashboard führt Zahlen aus praktisch jedem Programm mit offener Schnittstelle zusammen und macht sie sichtbar, als Diagramme und Verläufe statt langer Tabellen. So fallen Zusammenhänge auf, die in den einzelnen Programmen untergehen. Als Inhaber habt ihr damit eure wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick, egal aus welchem Programm sie kommen.

Was wir bewusst nicht machen:

• Kein DATEV-Modul in Dolibarr. Unser Geschäftskonto liefert Kontoumsätze und Belege an DATEV, siehe oben.
• Keine Bankanbindung im Dolibarr-Kern. Die gibt es dort nicht. Belegübergabe und Bezahlt-Abgleich übernimmt unser Agent.
• Kein Betrieb ohne Pflege. Selbst gehostet heißt: Jemand muss sich um Updates, Backups und Sicherheit kümmern. Bei uns ist das fester Teil des Betriebs.

Genau solche Abläufe und so ein Dashboard richten wir auch für Handwerksbetriebe ein, auf Dolibarr, Odoo oder ERPNext. Mehr zur Software-Beratung.

Datenhoheit und Hosting: der eigentliche Reiz

Alle drei Systeme lassen sich selbst hosten, zum Beispiel auf einem Server in Deutschland. Damit habt ihr die volle Kontrolle darüber, wo eure Daten liegen. Alternativ gibt es betreute Cloud-Angebote der Anbieter, etwa Odoo Online und Odoo.sh, DoliCloud oder Frappe Cloud. Die sind bequemer, aber meist nicht mehr kostenlos, und der Standort des Rechenzentrums will geprüft sein.^{3, 11, 18} Wer Datenhoheit wirklich ernst nimmt, hostet selbst oder lässt es bei einem vertrauenswürdigen Partner in Deutschland betreiben. Genau an dieser Stelle kommen wir ins Spiel.

Wo die Grenze zur deutschen Fachsoftware verläuft

Hier trennt sich der Generalist von der deutschen Fachsoftware, und das gehört ehrlich gesagt: Klassische Handwerks-, Bau- und Großhandels-Schnittstellen wie GAEB, Datanorm und IDS-Connect sowie das Aufmaß fehlen bei allen drei Systemen von Haus aus.^{32, 33} Daran ändert auch die neue Regel für Bauleistungen nichts: Das Leistungsverzeichnis darf zwar als Anlage zur E-Rechnung, ein GAEB-Import für die Angebotsphase fehlt aber weiterhin. Die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bringen alle drei mit, E-Rechnung und DATEV laufen auf den oben beschriebenen Wegen.^{4, 12, 20} Das ist der reale Unterschied zu einer fertigen deutschen Handwerkssoftware und zugleich genau die Lücke, die sich mit fertigen Erweiterungen oder einem Partner schließen lässt.

Kundendienst & Wartung (Field Service): die konkrete Lage

Für wartungslastige Gewerke ist der Blick aufs Field-Service-Management (FSM) wichtig – und da unterscheiden sich die drei deutlich:

• Odoo: Seit Odoo 20 steckt der Außendienst (Field Service) in der App Planning: Einsätze werden als Schichten geplant, mit Arbeitsberichten, Material, Zeit und Kundenunterschrift, auch mobil. Das gibt es in der Enterprise-Edition, dazu kommt eine separate Wartungs-App.^{7, 8, 34} Das ist das ausgereifteste FSM der drei.
• Dolibarr bringt ein natives Interventions-Modul mit: Einsätze anlegen, abzeichnen, fakturieren, als PDF ausgeben, auch wiederkehrend.³⁵ Eine solide Basis für einfache Serviceeinsätze, aber kein spezialisiertes FSM mit Disposition und Tourenplanung.
• ERPNext hat kein offizielles Field-Service-Produkt. Es gibt ein eingebautes Wartungs-Modul (Wartungspläne, Serviceeinsätze, Garantie) und eine kostenlose Community-App mit Terminplanung.^{25, 26} Wer „ERPNext FSM" hört, meint also entweder das Built-in-Modul, eine Community-App oder eine partner-gebaute Lösung, kein Standardprodukt.

Unser Ansatz: Partner für Einrichtung und eigene Module

Genau die fehlenden Handwerks-Funktionen sind der Punkt, an dem ein Partner den Unterschied macht. Alle drei Systeme sind gezielt erweiterbar – über App-Frameworks und Module lassen sich Aufmaß, eine GAEB-Anbindung oder branchenspezifische Abläufe als individuelle Module nachrüsten. Das ist kein Kaufhaken beim Hersteller, sondern eine Entwicklungsleistung: Wir richten das System ein, hosten es bei Bedarf datensouverän in Deutschland, bauen die fehlenden Bausteine und betreuen den laufenden Betrieb – so, wie wir es für unser eigenes Büro gemacht haben. So wird aus einem generischen Baukasten eine Lösung, die genau zu eurem Betrieb passt.

Was ihr realistisch einplanen solltet

• Keine nativen Handwerks-Features: Aufmaß, GAEB, Datanorm und IDS müssen zugekauft oder gebaut werden.
• Deutsche Lokalisierung ist Arbeit: bei Dolibarr über Zusatzmodule, bei ERPNext über die Apps eines Partners; deutsches Steuer- und Buchhaltungsrecht kommt nicht komplett „out of the box".
• DATEV-Weg vorher klären: Braucht eure Steuerberatung einen Export aus dem ERP, oder reichen Belege und Kontoumsätze? Davon hängt ab, welches Modul ihr kaufen müsst.
• Betriebsverantwortung: Selbst-Hosting heißt Server, Updates, Backups und Sicherheit selbst organisieren, oder über einen Partner.
• Support: Bei Odoo ist Hersteller-Support in den bezahlten Tarifen dabei. Bei Dolibarr und ERPNext helfen vor allem Partner und Community, Frappe bietet zusätzlich bezahlten Support an.^{2, 18}
• Kostenschleichen bei Odoo: Der Enterprise-Preis pro Nutzer (Standard oder Custom) plus Einrichtung kann am Ende teurer werden als gedacht. Der Einstiegsrabatt gilt nur in den ersten zwölf Monaten, Studio, mehrere Firmen und Odoo.sh gibt es erst im teureren Tarif Custom.²

Für welchen Betrieb ist das ein Thema?

Der Open-Source-Weg passt, wenn Datenhoheit und Selbst-Hosting wichtig sind, wenn euer Betrieb ohnehin besondere Prozesse hat, die kein Standardprodukt abbildet, wenn ein Partner die Einrichtung und Erweiterung übernimmt oder wenn ihr mit vielen Nutzern günstig skalieren wollt (bei ERPNext hängt der Preis nicht an der Kopfzahl). Er passt eher nicht, wenn ihr schnell eine schlüsselfertige deutsche Handwerkslösung mit Aufmaß, GAEB, Datanorm und deutschem Hersteller-Support braucht – dann ist die klassische Fachsoftware der direktere Weg.

Lieber direkt sprechen? → kostenloses Erstgespräch

Fazit

Open-Source-ERP ist kein Zaubermittel und kein fertiges Handwerksprogramm – aber für den richtigen Betrieb ein starkes Angebot: unabhängig, datensouverän und beliebig erweiterbar. Der Kostenvorteil liegt in der freien Lizenz, der Aufwand in Einrichtung, Lokalisierung und Betrieb. Dass sich so ein System im Alltag lohnt, sehen wir jeden Tag in unserem eigenen Büro. Wer diesen Weg gehen will, sollte ihn mit einem Partner gehen, der die Technik und das Handwerk kennt. Ob sich das für euch rechnet, klären wir am ehrlichsten in einer unabhängigen Beratung – und wer zuerst den Überblick über die klassischen Lösungen sucht, findet ihn im Handwerkersoftware-Vergleich.

Häufige Fragen

Stand: 7. November 2026. Alle Quellen abgerufen am 05. und 06.11.2026. Preise und Tarife können sich ändern, verbindlich ist die Seite des Herstellers. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Der Abschnitt „Aus der Praxis“ beschreibt unsere eigenen Abläufe und hat keine externen Quellen.