Region Reutlingen/Stuttgart · zutrittswerk.de
Von Mats Heidler · zuletzt aktualisiert 20.06.2026
Fallstudie Zutrittswerk: Schritt für Schritt zum digitalen Handwerksbetrieb
Ausgangslage: Wissen im Kopf, Zeit auf der Strecke
Zutrittswerk ist ein eingespielter Betrieb mit klaren Abläufen. Trotzdem fraßen ein paar Dinge jede Woche Zeit, ohne den Betrieb voranzubringen:
- Wissen hing an Köpfen. Wenn ein Techniker vor Ort eine Frage zu Antriebs-Anschlüssen, einer Steuerungsprogrammierung oder einer Fehlermeldung hatte, musste er einen erfahrenen Kollegen anrufen oder sich durch lange PDF-Handbücher wühlen. Neue Mitarbeiter waren komplett auf das Wissen der alten angewiesen.
- Ausschreibungen von Hand. Passende öffentliche Vergaben wurden mühsam auf mehreren Portalen zusammengesucht und obendrein von Hand geprüft, ob sie überhaupt zu den Leistungen, zum Umkreis und zum Umsatzrahmen passen.
- Software-Insellösungen. Die über die Jahre gewachsene Software ließ die Programme kaum miteinander reden, also wurden Daten doppelt getippt. Veraltete, unflexible Schnittstellen machten es zunehmend schwer, neue Tools, Automatisierungen oder Softwarekomponenten anzudocken und effizient zu koppeln, und bremsten so Wachstum und Flexibilität.
Beim ersten Kontakt ging es uns nicht um ein Produkt, sondern um die Frage: Wo verliert ihr konkret Zeit, und was davon lohnt sich zuerst?
So sind wir vorgegangen
Schritt 1: Der KI-Check als Erstkontakt
Zutrittswerk ist auf uns aufmerksam geworden und hat als ersten Schritt unseren kostenlosen KI-Check genutzt. Schon daraus kamen erste konkrete Vorschläge, an welchen Stellen wir helfen können, ganz ohne Verkaufsgespräch.
Schritt 2: Erstgespräch und Vor-Ort-Audit
Darauf folgte ein Erstgespräch und ein Termin vor Ort. In einem kompakten Prozess-Audit haben wir die Abläufe gemeinsam durchgeschaut, von der Ausschreibung über die Montage bis zur Abrechnung. So sieht man, wo die Zeit wirklich liegen bleibt, und nicht nur, wo man sie vermutet. Daraus haben wir zusammen mit Christoph Merkt priorisiert, was den größten Hebel hat.
Schritt 3: Schrittweise Umsetzung
Statt eines großen Wurfs sind wir Projekt für Projekt vorgegangen. Nach jedem abgeschlossenen Schritt konnte Zutrittswerk entscheiden, wann das nächste drankommt. So hat sich der Betrieb nach und nach weiterentwickelt, jede Optimierung in Ruhe verdaut und aus einer Verbesserung oft schon die nächste Idee mitgenommen, mit der sie dann wieder auf uns zugekommen sind.
Was wir umgesetzt haben
1. Ausschreibungs-Finder mit Bewertung
Der Finder durchsucht die öffentlichen Vergabeportale automatisch nach passenden Ausschreibungen. Er bleibt aber nicht beim Finden stehen: Jede Vergabe wird gleich bewertet und vorverarbeitet, auf Chancen und Risiken geprüft und auf den passenden Umkreis sowie die für Zutrittswerk interessanten Umsatzregionen gefiltert. Was übrig bleibt, landet direkt in einer Leadliste im CRM, fertig zum Anpacken.
Christoph Merkt, Zutrittswerk2. Begleiteter ERP-Umstieg
Die alte Software stieß an ihre Grenzen. Wir haben unabhängig beraten, ein passendes neues ERP-System ausgewählt und eingeführt und die Altdaten sauber übernommen. Die vorhandene Field-Service-Management-Software, die vorher als Insellösung lief, haben wir sauber an das neue ERP angebunden. Damit reden die Programme endlich miteinander, und die Prozesskette von der Ausschreibung bis zur Rechnung läuft durchgängiger.
Christoph Merkt, Zutrittswerk3. KI-Wissensdatenbank (im Aufbau)
Gerade bauen wir für Zutrittswerk eine intelligente, KI-gestützte Wissensdatenbank auf, aus der bestehenden Dokumentation. Die Technik dahinter bleibt im Hintergrund, der Nutzen ist einfach: Ein Techniker stellt seine Frage dort, wo er ohnehin schreibt, in der gewohnten Kommunikations-App (zum Beispiel WhatsApp), und bekommt sofort eine Antwort, mit Quellenverweis. So kann er eine Konfiguration am Tor, einen Anschluss oder einen Schaltplan direkt vor Ort klären, statt einen Kollegen anzurufen oder im Handbuch zu blättern.
Das Beste: Die Datenbank wächst von allein mit. Gibt es einmal keine Antwort, ergänzt ein Mitarbeiter sie, und sie fließt geprüft zurück ins Wissen. Über einfaches Bewerten und ein kleines Punktesystem bleibt das Wissen aktuell, und das ganze Team baut es gemeinsam auf.
Das Ergebnis: rund ein Arbeitstag pro Woche zurück
Unterm Strich kam rund ein Arbeitstag pro Woche zurück, der vorher in der Verwaltung versickerte. Die Prozesskette wurde schneller und transparenter, und der Betrieb kann seine Zeit wieder dort einsetzen, wo sie zählt: mehr Türen und Tore verbauen statt Papierkram. Die Werte sind Richtwerte aus dem Betrieb.
Der rote Faden: ganzheitlich statt Insellösung
Warum die einzelnen Schritte zusammen mehr bringen als jeder für sich: Wir haben von Anfang an den ganzen Weg mitgedacht. Der Software-Wechsel war kein Selbstzweck, sondern die Grundlage, auf der die anderen Bausteine sauber andocken. So wird aus vielen kleinen Verbesserungen ein Betrieb, der im Alltag spürbar leichter läuft.
Die drei Zeitfresser, die hier sichtbar wurden, stecken in fast jedem Betrieb. Wo sie sitzen und wie man sie der Reihe nach angeht, steht in unserem Artikel Digitalisierung im Handwerk: Wie ihr 8 Stunden pro Woche zurückholt.
Wie es weitergeht: CRM als nächster Baustein
Digitalisierung ist bei Zutrittswerk kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein laufender Weg. Auf der Liste für die nächsten Schritte stehen unter anderem:
Wollt ihr auch wissen, wie wir euren Betrieb voranbringen können?
Wir zeigen euch, wo sich Abläufe optimieren und automatisieren lassen. Der kostenlose KI-Check liefert in zwei Minuten die ersten Ansätze.
Kostenlosen KI-Check startenHäufige Fragen
Muss ich alles auf einmal umstellen?
Nein. Wir fangen am größten Engpass an und gehen Schritt für Schritt vor. Nach jedem Projekt entscheidet ihr, wann das nächste drankommt.
Beratet ihr unabhängig bei der Software-Auswahl?
Ja. Wir empfehlen nicht das Tool mit dem größten Werbebudget, sondern das, was zu eurem Gewerk und euren Abläufen passt. Mehr dazu auf unserer Seite zur Handwerker-Software-Beratung.
Wie funktioniert die KI-Wissensdatenbank im Alltag?
Der Techniker stellt seine Frage in der gewohnten App und bekommt sofort eine Antwort mit Quellenverweis. Fehlt eine Antwort, ergänzt ein Kollege sie, und sie fließt geprüft zurück ins Wissen.
Wie fängt so ein Projekt an?
Meist mit dem kostenlosen KI-Check als erstem Schritt, gefolgt von einem Erstgespräch und einem Vor-Ort-Audit.