Vertima GmbH · Aufzugs- und Gebäudetechnik
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Von Timo Reum · zuletzt aktualisiert 08.10.2026

Fallstudie Vertima: Lexware behalten, Handarbeit loswerden

Ausgangslage: drei Datenbanken und ein dickes Lastenheft

Vertima liefert Aufzugs- und Gebäudetechnik, zum Teil ab eigenem Lager, zum größeren Teil direkt über Fertiger. Lexware professional läuft auf fünf Arbeitsplätzen, rund 1.600 Ausgangsrechnungen gehen im Jahr raus.

Über die Jahre waren drei getrennte Datenbestände entstanden: Lexware für Angebote, Aufträge und Rechnungen, cobra als Adressbuch für Kunden und IONOS für Website und Newsletter. Kundendaten wurden doppelt gepflegt, und niemand wusste sicher, welcher Stand stimmt.

Geschäftsführer Markus Stucke hatte deshalb ein Lastenheft mit 20 Kapiteln geschrieben, von der gemeinsamen Kundendatenbank bis zum Kundenportal. Zur Wahl standen zwei Wege: alles in Lexware zusammenziehen oder ein komplett neues Gesamtsystem. Beides wäre groß geworden, mit Datenumzug, Schulung und einer langen Zeit, in der zwei Systeme parallel laufen.

Beim ersten Kontakt ging es uns deshalb nicht um ein neues Programm, sondern um die Frage: Wo bleibt im Büro wirklich Zeit liegen?

So sind wir vorgegangen

Schritt 1: Zuhören, bevor man etwas empfiehlt

Im ersten Termin kam heraus: Ein einziges System ist gar nicht zwingend. Zwei oder drei Programme sind in Ordnung, solange sie sauber zusammenarbeiten und nichts doppelt getippt wird.

Schritt 2: Eine ehrliche Bestandsaufnahme

Wir haben recherchiert, was Lexware in der vorhandenen Ausgabe kann und was nicht, und daraus eine Übersicht mit möglichen Wegen gemacht. Markus Stucke nannte sie „eine sehr gute Grundlage, um das weitere Vorgehen zu entscheiden“. Seine Entscheidung danach: „Lexware werden wir im ersten Step nicht ablösen.“ Erst aufräumen und automatisieren, über einen Wechsel später nachdenken.

Schritt 3: Vor Ort am echten Bildschirm

Statt nach Handbuch zu planen, haben wir uns bei Vertima neben die Buchhaltung gesetzt und zugeschaut, wie eine Rechnung wirklich durchs System läuft. Genau dort, am echten Bildschirm, kam die Idee für den Tastenhelfer.

Was wir umgesetzt haben

1. Eingeschaltet, was Lexware schon kann

Ein großer Teil der Wünsche war gar kein Bauprojekt, sondern eine Einstellung:

2. Ein Tastenhelfer für die Eingangsrechnung

Eine Stelle blieb, die Lexware nicht von allein abkürzt. Wenn die Rechnung des Lieferanten kommt, wird aus dem Wareneingang eine Eingangsrechnung. Das sind jedes Mal dieselben Fenster und dieselben Tasten: Nummern umtragen, Versandkosten als eigene Position anlegen, speichern, buchen, in die Buchhaltung wechseln, ausbuchen, zurück. Nur zwei Dinge ändern sich: die Rechnungsnummer des Lieferanten und der Betrag für Verpackung und Versand.

Eine Schnittstelle, über die man das von außen erledigen könnte, hat die Desktop-Ausgabe von Lexware nicht. Also bedient der Helfer Lexware so, wie es ein Mensch tun würde:

Wichtiger als die gesparte Zeit ist, dass der Weg jetzt jedes Mal derselbe ist. Die Mitarbeiterin gibt zwei Werte ein und prüft die Rechnung. Das Abtippen in Lexware übernimmt der Helfer, und zwar immer gleich:

• Gleiches Format: Die Rechnungsnummer steht immer gleich aufgebaut im Beleg, aus „RE“, der Nummer des Lieferanten und der Projektnummer.
• Gleiche Position: Die Versandkosten landen immer unter derselben Bezeichnung. Ein ähnlicher Eintrag in der Auswahlliste reicht dem Helfer nicht.
• Nichts vergessen: Das Ausbuchen in der Buchhaltung passiert direkt nach dem Speichern. Früher war das ein eigener Schritt, den man vergessen konnte.
• Anhalten statt raten: Sieht etwas anders aus als erwartet, hält der Helfer an und fragt nach, statt weiterzutippen.

Die Kontrolle bleibt im Büro. Der Helfer entscheidet nichts, geprüft wird weiter von Hand. Und er schreibt nichts an Lexware vorbei in die Datenbank.

Seit dem 19. September 2026 läuft der Helfer im Alltag, zwei Mitarbeiterinnen im Büro arbeiten damit. Vorher hat Markus ihn selbst mit echten Rechnungen getestet, seine Rückmeldungen sind direkt eingeflossen. Für das Büro gibt es eine Anleitung auf einer Seite.

Wie die Wege im Einzelnen aussehen, steht in unserem Artikel Lexware automatisieren ohne Schnittstelle.

Das Ergebnis: jedes Mal gleich, und schneller

Jede Eingangsrechnung läuft jetzt auf demselben Weg. Das Abtippen erledigt der Helfer, die Mitarbeiterin konzentriert sich auf die Prüfung. Das macht den Ablauf weniger fehleranfällig. Schneller ist er auch: Von Hand dauerte eine Eingangsrechnung vom Wareneingang bis zur ausgebuchten Rechnung rund drei Minuten, mit dem Tastenhelfer ist es eine. Statt zehn Arbeitsschritten mit Maus und Tastatur, Feld für Feld und Fenster für Fenster, sind es zwei Tasten: F5 und F6. Die Minuten stammen aus dem Betrieb.

Auch abseits der Eingangsrechnung ist Handarbeit weggefallen: Die Kanzlei bekommt jede Ausgangsrechnung, ohne dass jemand daran denken muss, und die Kontoumsätze landen von selbst in Lexware. Und das alles ohne Umzug auf ein neues System und ohne Schulung.

Der rote Faden: erst nutzen, was da ist

Der Wert dieses Projekts liegt nicht im Tastenhelfer, sondern in der Reihenfolge. Bevor man ältere Software ersetzt, lohnt sich ein genauer Blick, was sie heute schon kann. Oft ist das mehr, als im Alltag genutzt wird. Erst danach werden die immer gleichen Handgriffe abgekürzt.

Ehrlich gesagt hat der Weg eine Grenze: Ein Tastenhelfer ist kein Ersatz für eine echte Schnittstelle. Ändert Lexware bei einem Update Fenster oder Felder, muss er neu eingestellt werden. Deshalb hält er bei allem Unerwarteten an.

Wie es weitergeht

Lexware bleibt vorerst. Als Nächstes stehen die Kundendaten an, die heute noch getrennt liegen, und der Newsletter. Über einen Systemwechsel kann Vertima danach in Ruhe entscheiden, mit klarerem Blick dafür, was ein neues System wirklich können muss.

Häufige Fragen